O co jde a k čemu to je
Dobrá organizace skupinové práce v týmu je zásadní pro zvládnutí jakéhokoli společného úkolu, ale u práce s intenzivnějším zapojením poznatků je zcela zásadní.
Tento návod poskytuje několik doporučení a možných praxí, jak lépe řídit kolektivní procesy v týmu.
Nemá ambici být příručkou manažera ani manuálem projektového řízení, ale představuje pár technik a nástrojů, které mohou pomoci s problémy, které jsme v praxi práce s poznatky v týmu často pozorovali.
Tento návod vznikl při práci týmu na dotační výzvě, tj. docela běžném nástroji veřejných politik. Tým se zde potýkal s celou sadou úkolů (sběr, interpretace a syntéza poznatků, definování problémů a cílů výzvy, hodnocení variant řešení) a právě v tomto kontextu narazil na bariéry při uřízení společné práce a informací.
Sebediagnostika: je to pro mě?
- Máte nejasnou agendu a cíle schůzek? Stává se vám, že se společné schůzky rozbíhají do stran a nedaří se vám na nich soustředit energii členů týmu?
- Chybí vám struktura společných úkolů?
- Ztrácí se vám v interakcích mezi členy týmu informace?
- Narážíte často na přehlcení informacemi?
- Je pro vás obtížné prioritizovat významnost poznatků i úkolů?
Jak na to
1. Efektivní řízení schůzek
- Před každou schůzkou je dobré se sjednotit na jejími cíli
Tuto intervenci jsme vyvinuli a testovali ve spolupráci s oddělením rovných příležitostí ESF MPSV.
Dále je vhodné stanovit její agendu (například vzájemný update, řešení zaseknutí se, brainstorming, plány do budoucna,…)
Během schůzek pořizujte jejich stručný záznam a ten pak pošlete účastnicím a účastníkům, přípaně udržujte ve společném dokumentu.
Dohodněte se na dalších krocích ohledně diskutovaných problematik, a ty pak shrňte v záznamu ze schůzky, aby všichni účastnění věděli, jaké jsou jejich následující role
Může být vhodné řízení schůzek, včetně přípravy agendy, záznamu a followupu rotovat mezi členy týmu.
2. Procesní mapa
- Procesní mapa slouží k zachycení různých činností, kterým se tým věnuje.
- Jejich vizualizace ve formě mapy ulehčuje identifikaci rozdělení zodpovědností za jednotlivé úkoly a dává lepší celkový přehled, což usnadňuje koordinaci v týmu.
Např. v případě výše zmíněného týmu bylo pro tým užitečné oddělit fázi definování řešeného problému a hledání jeho řešení. Jakmile tyto části pojmenujete a shodnete se, že je (alespoň zpočátku) chcete řešit odděleně, dáváte každému možnost upozornit, pokud diskuse uteče k jiné fázi, a tím se vrátit na koleje.
3. Mapa poznání
Mapa poznání pomáhá zorganizovat a strukturovat věci, které víme o daném problému. Zachycení poznatků pomocí tohoto postupu usnadňuje identifikaci oblastí, které se musí doplnit i dalších kroků.
Jako šablonu u složitějších problémů můžete využít např. nástroj tzv. Evidence Gap Map. Ta zachycuje jednotlivé „outcomes“ na vodorovné ose a na svislé ose jednotlivé intervence, které se snaží dané „outcomes“ ovlivnit. V buňkách pak jsou zachyceny např. tečkami jednotlivé studie, nebo souhrnný symbol míry poznání v dané oblasti. Variant je více, viz (Saran a White 2018).
U jednodušších situací může stačit např.
- matice, kde
- v řádcích zanesete jednotlivé otázky, podproblémy nebo cílové skupiny
- ve sloupcích zanesete typy informací („kolik jich je“, „jaké mají výsledky v oblasti X a Y“), popř. jen kolonky „co víme“ a „co nevíme“.
Buď v mapě, nebo v detailnějším dokumentu udržujte „rodokmen“ každé informace: kde jste ji vzali, včetně odkazu, citace atd.
4. Efektivní brainstorming
Kolektivní brainstorming je významný především pokud se snažíte jako tým vyřešit problém. Dobrý brainstorming je vzájemně inspirativní, přináší energii pro další kroky a vede k novým nápadům.
Základním znakem brainstormingu je, že se v něm nápady generují, ale nediskutují a nekritizují. (K „ostřelování“ nápadů můžete použít jiné postupy, např. tzv. pre-mortem – „Představte si, že jsme o rok dál a tento nápad nefungoval. Proč?“ nebo tzv. černý klobouk ze sady Six Thinking Hats.)
K produktivnějšímu brainstormingu můžete použít následující postupy:
- Rapid ideation: každý člen týmu sám v časovém limitu sepíše co nejvíce nápadů (je vhodné dát si i dolní hranici, např. 8, což je číslo, při kterém začínají vznikat méně konvenční nápady)
- Online brainstorming (brain netting)
- Kolotoč: Každý člen přidá jeden nápad (kolečko všech, než se začne diskutovat a kritizovat)
Můžete také využít pomůcky pro nastartování představivosti, např. karty od britské Policy Lab.